大屋模式(視覺化的作戰室)下的專案組合管理

2022-09-23 01:32:04 字數 2331 閱讀 4165

最近興起了一種通過使用視覺化的作戰室來進行專案管理的方法,我們把它稱之為大屋模式。在 2015 年精益峰會上,瑪麗卡米爾將會跟 cio 們分享如何通過使用大屋來模式進行專案的系統管理。同時,infoq 將會全程報道此次會議。

在 infoq 的訪問中,瑪麗卡米爾將會告訴我們為何會決定使用大屋模式,以及如何通過使用大屋模式進行專案組合管理,並且分享在實際工作中總結的一些經驗和收穫。

infoq:你能先簡單的介紹一下大屋模式的工作原理嘛?

米爾:大屋模式實質上是一種視覺化管理模式,因此我們前期需要花幾周甚至上月的時間,在牆上製作一張大型的功能模型圖,然後再我們制定的 3 個標準的基礎之下,讓每個部門的經理和組員每週開展一次討論會議,對比之前制定的目標計劃,檢查專案進度的執**況。我們制定的三個重要標準為:專案完成之後,與客戶需求的匹配度要在 90% 以上;自專案啟動三個月後,要保證專案可以順利執行,不存在任何技術上的漏洞;嚴格按照與客戶約定的交付時間進行專案交付。為了清晰的瞭解專案的進度,團隊的工作報告需要每週更新一次,完成的部分標記為黑色,未完成的標記為紅色。

infoq:究竟是什麼促使你執行大屋模式來領導你的團隊呢?

米爾:因為我覺得大屋模式對員工來說上手比較容易,不需要額外學習新的一套方法就可以輕鬆地執行。另外,因為這個模式是完全透明公開的,小組成員可以實時看到專案的執**況,如果有人提出的改進方案確實行之有效,那麼就會迅速地被保留下來。在這樣的工作模式下,小組內部成員可以迅速地凝聚在一起,這樣即便是任務繁重,團隊領導者沒有時間出席會議,每週的例會也能夠順利地進行。在大屋模式下,團隊會議是非常必須的,在這個過程中你可以和他人分享工作經驗,並給予同事一些工作上的建議。在僅僅一個小時的會議中,大家可以對分享的反饋和經驗更加快速地做出反應和總結。

infoq:你可以詳細地說明一下大屋模式是如何執行,並且如何從原有的工作模式過度到大屋模式的嗎?

米爾:為了順利地過度到大屋模式,我們特別向外部的一個公司 operae 進行了大量相關的諮詢。因為只有通過向這方面的專家學習經驗,我們才能順利地完成到大屋模式的過度。專家們為了幫助我們完成自身的戰略目標,對公司當時的實際情況做出了大量的評估。在一次異地研討會上,評估結果呈現在了每個專案管理小組面前。再此之後,專案小組便開始著手安排每週一次的例會,例會通常持續一個小時左右,在一個專用的房間內,小組的領導可以分享在大屋模式下他個人取得的成績和麵臨的問題,以及個人績效發生得變化。取得的成績將會被寫在會議室中,貼在牆上的紙張上。我們通過使用彩色的編碼和設計好的規則,來保證我們交流方式的一致性,使所有人都可以理解專案目前的進展情況。

infoq: 你這邊能舉例說明一下大屋模式是如何幫你進行專案組合管理的嗎?

米爾:首先,每個月我都會要求我的直接下屬按照原先制定的標準展示他們的專案組合管理的綜合檢視,討論在管理中存在得問題,並且如何進一步改進這些問題。

infoq: 你手下的那些基層管理人員在體驗了大屋模式之後,對它的看法是怎麼樣的呢?

米爾:我手下的基層管理人員已經完全適應了這種工作模式,他們知道這樣可以幫助他們更加容易地進行管理工作。而且在大屋模不僅能幫助他們進行專案組合管理,更是一種在小組內進行工作分享交流的最好方法。

infoq: 大屋模式具體為你們帶來了哪些好處呢,你這邊能舉例談一下嘛?

米爾:當我們都使用同一種模式的時候,我們可以清晰地知道自身的位置在哪,並且能更好地評估團隊工作時是否瞭解客戶的具體需求,能否交付給客戶一個他們滿意的專案。客戶滿意度是一個關鍵的指標;去年客戶對我們專案交付的平均滿意度為 60%,然而今年我們僅僅花了一年的時間便使得客戶滿意率達到了 80%。這是一個巨大的進步。現在我們對團隊組合的管理工作已經不像之前那樣是個非常棘手的問題了。如今,我的團隊主要關注的是專案管理中存在的一些問題,以便保障最終的結果不會在出現任何意外,這以上的一切都具有很大的商業價值。目前,我們已經在公司內部建立一個完善的大屋模式,接下來,我們將會在大屋內和客戶一起來複查專案進行的情況。

infoq:如果其他的組織也想使用大屋模式,根據你們目前的經驗,你會給他們一些什麼建議呢?

米爾: 首先最重要的一點,是你需要從你們公司的 cio 那得到全力的支援。還有,我這邊也會經常去大屋內進行視察,並且時刻關注員工的績效考核,保證我的團隊能有很強的紀律性。在我的私人辦公室,同樣也有個大屋模式圖紙:上面複製了部門內專案的績效情況。我想建議 cio 們可以跟參考我使用的方法,這樣的好處是可以給我們機會來討論專案的實施情況,並且在問題和挑戰出現的時候,可以迅速地給出詳細的解決方案。通過帶領員工進行專案複查也同樣可以幫助他們提升工作的積極性,同時也可以支援和協助基層管理人員進行管理工作。